Declaraties beheren
Agents declareren per job hun uren, reiskosten en onkosten in de app. Kantoor bepaalt per actie wat er gedeclareerd mag worden, bekijkt de declaraties per agent en zet ze via payrolling door naar de uitbetaling. Hoe de agent declareert staat in Declaraties in de app.
Hoe het werkt
Section titled “Hoe het werkt”- Elke job krijgt bij het beëindigen een werkurenjournaal (de declaratie van die dag) met daarin regels. De regel Gewerkte uren maakt MARK zelf aan uit de in- en uitchecktijd; reis- en onkostenregels voegt de agent toe.
- Regeltypes: Gewerkte uren, Reistijd, Kilometervergoeding, Openbaar vervoer, Lunch / Diner en Overige kosten, met soorten zoals ontbijt, lunch, diner, trein, parkeren en voorschot.
- Statussen: Concept, Ingediend, Goedgekeurd, Afgewezen en Geëxporteerd. Goedkeuren en corrigeren gebeurt in de financiële verwerking; in MARK zie je het resultaat.
Instellen per actie
Section titled “Instellen per actie”Open de actie via Operationeel > Projecten > (project) > Acties. Rechts staat de kaart Declaratie-instellingen.
| Instelling | Betekenis |
|---|---|
| Expense journal genereren | Maakt bij het beëindigen van een dienst de declaratie met de urenregel aan; zonder dit vinkje kan de agent niets declareren |
| Op basis van werkelijke uren | De urenregel gebruikt de werkelijke in- en uitchecktijd in plaats van de geplande tijd |
| Reiskosten toestaan | Zet reisdeclaraties aan; daaronder Reizen met auto toestaan (kilometervergoeding), Openbaar vervoer toestaan, en per soort of een bewijs verplicht is (Autobewijs verplicht, OV-bewijs verplicht) |
| KM en tijd bewerken | De agent mag de berekende kilometers en reistijd aanpassen |
| Van/naar-locatie bewerken | De agent mag een ander vertrek- of aankomstadres kiezen dan huisadres en werklocatie |
| Eigen reistijd aftrekken | Trekt de gebruikelijke eigen reistijd af |
| Meerdere reisdeclaraties | Meer dan één rit per dienst toestaan |
| Lunch en diner, Overige declaraties | De typen Lunch / Diner en Overige kosten beschikbaar maken |
Deze instellingen bepalen welke typen de agent in stap Kies type actief ziet en wanneer een bon verplicht is.
Agentgroepen en tarieven
Section titled “Agentgroepen en tarieven”- Onder App Beheer > BeMobile > Agent groepen staat per groep Mag declareren en of voor de groep een werkurenjournaal wordt aangemaakt. Een agent in een groep zonder deze rechten kan niet declareren, ook niet als de actie het toestaat.
- Onder App Beheer > BeMobile > Tarieven staan per profiel en niveau de uurtarieven (dag, avond, nacht) en onder Pauze en lunch de maximale lunch- en dinervergoeding en het minimaal aantal uren daarvoor. Zonder tarief voor het profiel van de agent kan MARK geen urenregel maken.
Declaraties per agent bekijken
Section titled “Declaraties per agent bekijken”Op de agentkaart onder Declaraties zie je per maand hetzelfde overzicht als de agent: de tellers, de Statusverdeling, de lijst per werkdag en het detail met regels en bonnetjes (klik op een bon om hem te bekijken). Zie Agents beheren.
Ontbrekende urenregels herstellen
Section titled “Ontbrekende urenregels herstellen”Als na het uitchecken geen journaal of geen urenregel is aangemaakt, bijvoorbeeld omdat het tarief nog ontbrak, staat de dienst op de pagina Ontbrekende urenregels (/mark/finance/expense-issues).
- Kies de periode (Van, Tot) en klik op Vernieuwen.
- Per regel staat de oorzaak: Werkurenjournaal ontbreekt of WT-urenregel ontbreekt, met agent, actie en de werktijden.
- Los de oorzaak op (tarief, agentgroep of actie-instelling) en klik op Herstel. MARK verwerkt de dienst opnieuw; lukt dat niet, dan zie je waarom, bijvoorbeeld “Er is geen tarief gevonden voor het profiel en de agent”.
Naar payrolling
Section titled “Naar payrolling”Onder Financieel > Payrolling verwerk je de Excel-imports van klantprojecten. Bij het uitvoeren staat het vinkje Onkostenregels aanmaken: de vergoedingen en toeslagen uit het bestand worden dan aan de declaraties toegevoegd en de werkurenjournalen klaargezet voor uitbetaling. Bestaande onkostenregels worden bij een herhaalde run niet opnieuw aangemaakt.